本文是乐图软件数字化能力应用案例（案例素材来自云表官网案例中心，云表为乐图软件数字化底座）。以福州东冠信息技术有限公司为例，展示如何基于云表自主搭建进销存管理系统，把“人工盘点、Excel记账”变成“商品信息统一管理、库存自动更新”。供有采购入库、销售出库、库存盘点与财务对账需求的贸易及服务类企业参考。
福州东冠信息技术有限公司位于福州市台江区，是一家集计算机软件技术研发、系统集成、网络综合布线、楼宇智能化工程设计与施工于一体的信息技术服务企业。
公司主要经营计算机软硬件、通讯设备、仪器仪表、安防监控设备、电子产品、办公用品批发与销售等业务，在为客户提供技术服务的同时，也涉及大量硬件产品的采购与销售。
一、场景痛点：进销存的“三本账”全用手工
东冠信息的业务涵盖了产品销售与技术服务，每个月都有商品采购入库、销售出库、库存盘点等业务。
但公司长期面临一个问题：进销存管理全靠人工操作。
痛点一：月底盘点靠“数”，费时费力
仓库里放着电脑、打印机、硬盘录像机、投影仪等各类电子产品，每月底需要人工逐一清点库存数量、核对实物与账目。
300人的学校宿舍管理已经够呛，对于一家正常运转的企业来说，靠人工盘点是常态，但每次盘点都要花费大量时间，而且数完一遍还要再对一遍确认。
痛点二：出入库记录靠Excel，账实经常对不上
采购入库时在Excel里记一笔，销售出库时在Excel里再记一笔。
库存数量靠Excel公式自动计算，但Excel文件在公司内部传来传去，经常出现“A同事更新了入库数据但B同事手里的Excel还是旧版本”的情况。
月底盘点时，Excel里的“账面库存”和仓库里的“实物库存”经常对不上。
痛点三：财务与库存数据不一致，月底对账像“找茬”
财务部门用一套数据算账，仓库部门用另一套Excel管库存。
月底财务需要核对库存成本时，两边的数据口径不一致，只能靠人工拿着纸质单据逐笔比对——哪笔入库没录、哪笔出库记错了，对一次账就要折腾好几天。
二、方案简介：从“Excel进出、人工盘点”到“商品统一编码、出入库自动更新库存”
基于云表（乐图软件数字化底座），东冠信息自主搭建了一套进销存管理系统。
系统以商品信息为基础数据，通过入库单和出库单记录商品的进出流向，利用业务公式自动更新库存表，实现了“入库自动加、出库自动减、库存实时算”的闭环管理。
月末可直接导出库存表进行盘点核对，也可与财务数据比对，大幅提升了工作效率和准确性。
核心改善数据对比
三、方案亮点：三大机制让进销存“入库自动加、出库自动减、库存实时算”
亮点一：商品信息统一编码——每一件商品都有“身份证”
系统建立商品信息表，为每一类商品分配唯一的商品编码。
电脑、打印机、硬盘录像机、投影仪——每种商品的名称、规格型号、计量单位、成本价统一录入系统，作为后续入库、出库、库存查询的基础数据。
商品编码贯穿整个进销存流程，入库时选择商品编码、出库时选择商品编码、库存查询时按商品编码检索——同一个商品在不同单据中的身份标识是统一的，不会出现“A叫联想电脑、B叫启天M415”这种名称不一致的问题。
亮点二：入库单自动增加库存——采购入库，库存自动加
采购商品到货后，操作人员填写入库单，选择供应商、商品编号、数量、单价。
入库单保存后，系统通过业务公式自动更新库存表中对应商品的库存数量和库存金额。不需要人工去库存表里“加一笔”，系统替你加了。
亮点三：出库单自动减少库存——销售出库，库存自动减
销售商品出库时，操作人员填写出库单，选择客户名称、商品编号、数量、单价。
出库单审核后，系统通过业务公式自动更新库存表中对应商品的库存数量和库存金额。不需要人工去库存表里“减一笔”，系统替你减了。
入库多了库存自动增加，出库多了库存自动减少——库存表永远是“当前最新状态”。
四、产品功能介绍：按业务场景划分的四大功能模块
（一）基础信息管理模块
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商品信息管理：商品编号（自动生成）、商品名称、规格型号、商品类别、计量单位、成本价统一维护
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客户与供应商管理：客户名称、供应商名称统一管理
（商品信息）
（二）入库管理模块
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入库单管理：采购单号自动编号，选择供应商和商品，录入数量与单价，金额自动计算
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入库审核：入库单审核后触发库存更新
（入库单）
（三）出库管理模块
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出库单管理：出库单号自动编号，选择客户和商品，录入数量与单价，金额自动计算
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出库审核：出库单审核后触发库存更新
（出库单）
（出库数据表）
（四）库存管理与报表模块
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库存表实时更新：业务公式自动维护库存数量与库存金额
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Excel导出：一键导出库存表用于盘点核对
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打印功能：单据打印纸质文档备案
（库存表更新）
（云表的Excel导出数据）
五、小结：进销存数字化的核心——“让库存自己算自己”
东冠信息之前的问题，归根结底是“管库存靠人算”。
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采购入库了，人在Excel里加一笔；
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销售出库了，人在Excel里减一笔。
Excel不是不能算，但Excel的库存数量不会“自己动”——需要人主动去改公式、去加行、去减行。人对了库存就对，人错了库存就错。
这套进销存系统的核心逻辑，就是把“库存更新”这件事从“人主动改”变成“业务发生时自动触发”。入库单保存了，库存自动增加；出库单保存了，库存自动减少。
库存表不需要人手动维护，它是业务单据的“副产品”——每一笔业务发生，库存数据就同步更新一次。
月底盘点时，操作人员只需要打开库存表导出数据，拿着打印出来的清单去仓库核对实物即可，不需要再临时汇总数据。
节约的时间可以花在分析“哪些商品周转快、哪些商品积压了”这类更有价值的事情上。
这才是数字化对进销存管理的真正意义——把算库存的时间还给管业务的人。
数字化不是选择题，而是企业实现精细化运营与高质量发展的必答题。乐图软件是面向制造业及各类经营实体的数字化解决方案服务商，围绕生产、仓储、供应链、财务核算、客户管理与经营协同，提供从流程梳理、系统搭建、现场落地到持续迭代的一整套服务；云表作为乐图数字化底座，为表单、流程、数据关联、移动端和多系统集成提供支撑。
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