本文是乐图软件数字化能力应用案例（案例素材来自云表官网案例中心，云表为乐图软件数字化底座）。以某广告公司为例，展示如何基于云表自主搭建业务财务一体化系统，把“现成软件牵强用、报价全靠翻本子”变成“业务开单自动带价、财务数据一键出表”。供有报价、开单与财务对账需求的广告、传媒、设计类企业参考。
某广告公司业务涵盖广告设计、制作、安装等多个领域，日常涉及客户报价、业务下单、外协采购、收款付款、员工产量登记、费用报销等大量数据流转。
接触云表之前，公司使用了一套成品管理软件，但功能与业务需求严重不匹配——要用的功能没有，用不上的功能一大堆，提修改意见等半年都改不了。
财务人员每个月做报表都要从系统中导出数据再手工加工，重复劳动严重。
一、场景痛点：广告公司的“三本乱账”
广告公司的业务特点决定了其管理复杂度：每个客户的项目类型不同、报价标准因人而异、外协采购频繁、收款账期不一。
传统成品软件和手工Excel的管理方式下，几个问题始终绕不开：
痛点一：报价靠翻历史单子，业务开单效率低
广告物料的价格不像标准品那样统一，不同客户、不同项目、不同材质的价格都不一样。
业务员每次开单报价时，要去翻历史报价记录或询问老同事确认价格，效率低且容易报错。报高了丢客户，报低了公司亏。
痛点二：业务、财务、外协数据不互通，对账靠手工
业务部门接单、财务部门收款、外协采购支出——三套数据各自独立。
财务人员月底做报表时，要从业务系统导出数据、从外协记录整理支出、从银行流水核对收款，再把三套数据拼在一起做分析报告。
重复劳动多，且数据口径经常不一致。
痛点三：成品软件用着“牵强”，想改改不动
公司之前使用的成品管理软件，价格虽然不高，但功能与业务需求严重不匹配——业务员需要的报价快速带出功能没有，财务需要的按项目维度汇总分析也做不到。
向软件厂商提修改意见，答复是“排队等排期，至少半年”。业务在跑、数据在涨，系统却跟不上变化。
二、方案简介：从“报价翻本子、报表靠导出加工”到“业务开单自动带价、财务数据一键出表”
基于云表（乐图软件数字化底座），该公司自主搭建了广告公司管理系统，覆盖基本信息、客户业务、财务用表、统计报表、员工产量五大板块。
系统以“业务单”为核心，串联客户信息、报价标准、收款、外协、费用、转账、借入借出等全流程。
业务员开单时选择项目类型，系统自动带出预设的报价标准；收款、付款、外协等数据自动归集到财务用表，统计报表分分钟生成。
核心改善数据对比
三、方案亮点：四大机制让广告公司“业务开单快、财务出表准、系统改得动”
亮点一：报价标准预设——业务开单自动带价，不再“翻本子”
系统在基本信息中预设了报价标准——不同项目类型、不同规格对应的价格统一维护。
业务员在业务单中选择项目类型时，系统自动带出对应的报价标准，不需要再翻历史记录或打电话问老同事。
价格变动的项目，业务员也可以在业务单中手动调整，不影响预设标准。产品报价的“乱”被系统理清了，业务开单效率大幅提升。
亮点二：业务单统领全局——订单信息与进度、收款、外协、产量全部关联
业务单是整个系统的核心枢纽。
一张业务单记录了客户信息、订单明细、金额、优惠、外协金额、收款关联、要货时间、进度日期、制作部门、产量登记等全部信息。
业务员开单时填写基本信息，后续的收款、外协、进度更新都在同一张业务单上追加记录，形成完整的订单档案。
领导要查某个订单的进度，打开业务单就能看到全部信息，不需要再问一圈人。
亮点三：财务用表自动归集——收款、付款、费用、转账、借入借出统一管理
系统的财务用表板块覆盖了费用单、付款单、转账单、借入借出单、其他收入单、外协单、发票登记等全部财务业务。
每笔业务发生后在对应的表单中登记，系统自动归集到现金银行、欠款统计、毛利率统计等报表中。
财务人员做月度报表时，不再需要从多个数据源导出再手动加工，系统里直接查就行。
亮点四：统计报表多维度查询——业务数据、员工产量、欠款、毛利率分分钟出表
系统内置了多维度统计报表：现金银行汇总、借入借出统计、员工产量统计、欠款统计、毛利率统计等。
管理层需要看某类数据时，打开对应报表即可，不需要等财务人员“做报表”。业务员也能实时看到自己的开单情况和客户信息，不再依赖财务部门提供数据。
四、产品功能介绍：按业务场景划分的五大功能模块
（一）基本信息模块
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部门信息、员工信息管理
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客户信息一览表与明细查询
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外协商信息管理
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报价标准统一维护
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收款账户设置
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产量登记标准
（基本信息界面）
（二）客户业务模块
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新建业务单：客户信息、项目明细、金额、进度、产量、外协、收款一站式录入
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业务单一览表与明细查询
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客户信息登记与跟进记录
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客户最后一次下单日期查询（按项目/按客户）
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收款单登记与一览表
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业务来源、订单折扣、发票登记等辅助信息
（客户业务界面）
（业务单）
（三）财务用表模块
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新建费用单与费用明细查询
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新建其他收入单与一览表
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新建付款单与付款明细查询
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新建转账单与一览表
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新建借入借出单与统计表
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新建外协单与外协明细查询
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发票登记明细查询
（财务用表界面）
（四）统计报表模块
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现金银行汇总统计
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借入借出统计
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员工产量统计
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欠款统计
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毛利率统计
（统计报表界面）
（五）系统管理模块
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权限管理：按岗位分配操作权限
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过渡表：系统内部数据流转支撑
（规格选择）
五、小结：广告公司数字化的核心——“用系统把报价管住，让数据自己出报表”
这家广告公司的案例，最值得说的其实是三个字：改得动。
成品软件功能不对路、改了要等半年——这在快速变化的广告行业里几乎是致命的。客户要求变了、报价标准调整了、内部管理流程优化了，系统跟不上，管理就永远跟在业务后面跑。
云表这套系统的价值，不仅仅在于“功能比成品软件好”，更在于“功能可以随时改”。
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业务员觉得报价带出方式不顺手，当天就能调整；
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财务需要新增一个统计维度，两天就能加上。
系统的进化速度和业务的进化速度同步了，管理效率的提升就不是“一次性的”，而是“持续的”。
对于广告公司这类业务灵活、变化快的服务型企业而言，“能改得动”这件事，可能比“功能多强大”更重要。
因为业务在变，系统不变，管理就被锁死了。而云表恰好解决了这个问题——让懂业务的人自己就能调整系统，让管理跟着业务走，而不是业务迁就系统。
这套系统的价值会随着业务的变化而持续放大——每一次业务调整都能在系统里快速落地，管理效率的提升就不会停在一个点上，而是会一直往前走。
数字化不是选择题，而是广告、传媒、设计等商务服务类企业实现精细化运营与高质量发展的必答题。乐图软件是面向制造业及各类经营实体的数字化解决方案服务商，围绕生产、仓储、供应链、财务核算、客户管理与经营协同，提供从流程梳理、系统搭建、现场落地到持续迭代的一整套服务；云表作为乐图数字化底座，为表单、流程、数据关联、移动端和多系统集成提供支撑。
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